مهلت دریافت سند تک برگ

مهلت دریافت سند تک برگ فیزیکی برای املاک در ایران به پایان رسیده است؛ از ابتدای تیرماه سال جاری (تاریخ اعلام شده توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور)، دیگر سند تک برگ فیزیکی صادر نخواهد شد و تمامی اسناد مالکیت به صورت الکترونیکی و با کد امنیتی اختصاصی ارائه می شوند. این تغییر بزرگ، گامی مهم در جهت افزایش امنیت، سرعت و شفافیت در حوزه معاملات ملکی به شمار می رود. همچنین، مهلت قانونی برای تبدیل اسناد دفترچه ای (منگوله دار) به سند تک برگ نیز سال هاست که منقضی شده است و مالکان این نوع اسناد همچنان ملزم به تبدیل آن ها به سند جدید هستند تا از مشکلات حقوقی و اداری احتمالی جلوگیری شود.

تحولات پی درپی در نظام ثبتی کشور نشان دهنده اهمیت روزافزون اسناد مالکیت و ضرورت هوشمندسازی و امنیت بخشی به فرآیندهای مربوط به آن است. از اسناد قدیمی و پرچالش دفترچه ای تا سند تک برگ که گامی بزرگ در جهت شفافیت بود، و اکنون گامی فراتر به سوی دوران کاملاً الکترونیکی. این مسیر تحول، که با هدف حفظ حقوق مالکان، کاهش جعل و تسهیل معاملات طراحی شده است، نیازمند آگاهی کامل تمامی ذینفعان از آخرین قوانین و اطلاعیه ها است. مالکان، خریداران، فروشندگان و تمامی کسانی که به هر نحوی با امور ملکی سروکار دارند، باید از این تغییرات مطلع باشند تا بتوانند با دیدی بازتر و اطمینان بیشتر، حقوق مالکیت خود را تضمین کرده و از مزایای نظام نوین ثبتی بهره مند شوند.

سفری در تاریخ اسناد مالکیت: از دفترچه ای تا الکترونیکی

تاریخچه ثبت اسناد مالکیت در ایران، آینه ای از تلاش برای ایجاد شفافیت، امنیت و نظم در حوزه مالکیت است. این مسیر، با گام های مشخص و تحولات تدریجی، از اسناد سنتی به سوی سیستم های مدرن و دیجیتال در حرکت بوده است. هر مرحله از این تحول، با هدف رفع کاستی ها و پاسخگویی به نیازهای زمانه، طراحی و اجرا شده است.

سندهای دفترچه ای (منگوله دار): گذشته ای که هنوز اثر دارد

سال های متمادی، سندهای مالکیت به شکل دفترچه ای و منگوله دار صادر می شدند. این اسناد، که با دست خط و مهر و موم های سنتی نگهداری می شدند، یادگار دوران پیش از دیجیتالی شدن بودند. اگرچه در زمان خود کارآمد به نظر می رسیدند، اما نقاط ضعف قابل توجهی داشتند. خوانایی پایین، آسیب پذیری در برابر جعل و سوءاستفاده، و دشواری در نگهداری و استعلام اطلاعات، از جمله این نقاط ضعف بودند. بسیاری از مالکان هنوز هم سندهای دفترچه ای دارند و به واسطه عدم آگاهی یا تعلل، آن ها را به سندهای جدید تبدیل نکرده اند. این در حالی است که با گذشت زمان، اعتبار عملی این اسناد برای انجام بسیاری از خدمات ثبتی و بانکی کاهش یافته و مشکلات حقوقی فراوانی را برای دارندگانشان ایجاد کرده است.

دوران گذار: ظهور سند تک برگ و مزایای آن

با پیشرفت فناوری و افزایش نیاز به امنیت و دقت در معاملات، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گام بلندی برداشت و اقدام به صدور سندهای تک برگ کرد. این اسناد، که جایگزین سندهای دفترچه ای شدند، دارای ویژگی های برجسته ای بودند که امنیت و کارایی را به شکل قابل توجهی افزایش دادند. چاپ ماشینی و خوانا، وجود هولوگرام های امنیتی که جعل را بسیار دشوار می کردند، ثبت دقیق مختصات جغرافیایی (UTM)، و امکان به روزرسانی آسان اطلاعات بدون نیاز به صدور سند جدید، از جمله مزایای اصلی سند تک برگ محسوب می شدند. این تغییر، نه تنها باعث کاهش دعاوی ملکی و افزایش شفافیت شد، بلکه فرآیند نقل و انتقال و معاملات ملکی را نیز تسهیل کرد.

افق جدید: اسناد الکترونیکی و انقلاب در ثبت املاک

در تازه ترین تحول و در ادامه مسیر هوشمندسازی، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کرده است که از ابتدای تیرماه سال جاری، صدور سند تک برگ فیزیکی به طور کامل متوقف خواهد شد و دوران اسناد الکترونیکی آغاز می شود. این گام، یک انقلاب واقعی در نظام ثبتی کشور است. با حذف کامل سند فیزیکی، سند مالکیت به یک کد امنیتی یا شناسه یکتا تبدیل می شود که تمامی اطلاعات ملک به صورت کاملاً دیجیتال و در سامانه های امن ثبتی نگهداری می شوند. این رویکرد، بالاترین سطح امنیت را در برابر جعل تضمین کرده و سرعت انجام معاملات را به شکلی بی سابقه افزایش می دهد. همچنین، با حذف کاغذ، به حفظ محیط زیست نیز کمک شایانی می شود.

مهلت قانونی تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ: یک الزام دیرینه

یکی از مهمترین نقاط عطف در تاریخ ثبت املاک ایران، تصویب قانون جامع حدنگار (کاداستر) در سال ۱۳۹۴ بود. این قانون، با هدف ساماندهی و یکپارچه سازی اطلاعات املاک در سراسر کشور، نقشی محوری در تحولات بعدی ایفا کرد.

ماده ۱۱ قانون جامع حدنگار (کاداستر) و مهلت ۵ ساله

ماده ۱۱ قانون جامع حدنگار (کاداستر) سازمان ثبت اسناد و املاک کشور را مکلف کرد که ظرف مدت ۵ سال پس از لازم الاجرا شدن این قانون، تمامی اسناد مالکیت دفترچه ای را به اسناد کاداستری (تک برگ) تبدیل کند. این مهلت قانونی، که در سال ۱۳۹۹ به پایان رسید، با هدف افزایش امنیت معاملات، جلوگیری از جعل و سوءاستفاده، و ایجاد یک نظام اطلاعاتی یکپارچه و دقیق برای املاک کشور تعیین شده بود. از این رو، مالکان اسناد دفترچه ای از آن زمان ملزم به تبدیل سند خود به سند تک برگ بودند تا از بروز مشکلات حقوقی و اداری در آینده جلوگیری شود.

پیامدهای جدی عدم تبدیل سند دفترچه ای

عدم اقدام برای تبدیل سند دفترچه ای به سند تک برگ پس از اتمام مهلت قانونی، می تواند پیامدهای بسیار جدی و گسترده ای برای مالکان داشته باشد. این پیامدها، از محدودیت در انجام معاملات تا مشکلات حقوقی پیچیده را در بر می گیرند و زندگی عادی مالکان را تحت تأثیر قرار می دهند:

• عدم امکان انجام معامله: یکی از اصلی ترین پیامدهای عدم تبدیل سند، ناتوانی در ثبت یا انتقال رسمی ملک در دفاتر اسناد رسمی است. این بدان معناست که فروش، رهن، یا هرگونه معامله رسمی دیگر با سند دفترچه ای امکان پذیر نخواهد بود.
• محرومیت از خدمات بانکی: بسیاری از بانک ها، اسناد دفترچه ای را به عنوان وثیقه برای پرداخت وام، تسهیلات بانکی یا ترهین ملک نمی پذیرند. این موضوع، دسترسی مالکان را به منابع مالی و اعتباری محدود می کند.
• مشکلات در امور حقوقی و اداری: پیگیری امور مربوط به انحصار وراثت، تفکیک یا افراز زمین، و سایر خدمات ثبتی و حقوقی، با سند دفترچه ای با موانع جدی روبه رو خواهد شد. حتی برخی سازمان های دولتی مانند شهرداری ها نیز خدمات خود را منوط به ارائه سند تک برگ کرده اند.
• افزایش ریسک جعل و دعاوی حقوقی: سندهای دفترچه ای به دلیل ماهیت سنتی و عدم وجود مکانیزم های امنیتی پیشرفته، بیشتر در معرض جعل و سوءاستفاده قرار دارند. عدم تبدیل آن ها، ریسک بروز دعاوی حقوقی و از دست دادن مالکیت را افزایش می دهد.

مدیرکل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان ثبت اسناد اعلام کرده است که پس از اتمام مهلت پنج ساله، ارائه هرگونه خدمات ثبتی به دارندگان اسناد قدیمی، منوط به تبدیل اسناد دفترچه ای به سند تک برگ است.

گام های تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ (حتی پس از اتمام مهلت)

اگرچه مهلت قانونی برای تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ به پایان رسیده است، اما این بدان معنا نیست که مالکان دیگر نمی توانند اقدام کنند. این فرآیند همچنان قابل انجام است و ضروری است تا مالکان از مشکلات آتی جلوگیری کنند. مراحل کلی این تبدیل به شرح زیر است:

1. مراجعه به اداره ثبت یا دفاتر اسناد رسمی: مالک باید به اداره ثبت اسناد محل وقوع ملک یا یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کند.
2. ارائه مدارک: مدارک لازم شامل اصل سند دفترچه ای، کارت ملی و شناسنامه مالک، فرم درخواست تبدیل سند، پایان کار (در صورت وجود)، و تسویه حساب با شهرداری و دارایی (در صورت لزوم) است.
3. درخواست رسمی: درخواست تعویض سند به صورت رسمی ثبت می شود.
4. نقشه برداری و استعلامات: در برخی موارد، به خصوص برای املاکی که فاقد مختصات دقیق هستند، نیاز به نقشه برداری UTM و استعلامات لازم از مراجع ذی ربط خواهد بود.
5. بررسی و صدور سند: پس از بررسی های لازم و تأیید صحت اطلاعات، سند تک برگ جدید صادر و به آدرس مالک ارسال می گردد.

فرآیند و زمان دریافت سند تک برگ (پیش از الکترونیکی شدن)

پیش از اطلاعیه اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر توقف صدور سند تک برگ فیزیکی، دریافت این نوع سند فرآیندی مشخص داشت. با این حال، آشنایی با این مراحل برای درک بهتر تحولات اخیر و نیز برای مواردی که هنوز در چرخه تبدیل سند دفترچه ای هستند، لازم است.

چگونگی صدور سند تک برگ برای خریداران جدید

زمانی که فردی ملکی را خریداری می کند، برای تثبیت مالکیت خود باید سند تک برگ را به نام خود دریافت کند. این فرآیند شامل گام های زیر است:

1. تنظیم مبایعه نامه و مراجعه به دفتر اسناد رسمی: پس از توافق اولیه و تنظیم مبایعه نامه، خریدار و فروشنده با مدارک هویتی خود (کارت ملی و شناسنامه)، اصل سند ملک، و سایر مدارک لازم (مانند پایان کار ساختمان، گواهی عدم بدهی مالیاتی و شهرداری) به دفتر اسناد رسمی مراجعه می کنند.
2. انجام استعلامات: دفتر اسناد رسمی اقدام به استعلامات لازم از اداره ثبت اسناد (جهت اطمینان از عدم وجود بازداشت یا ممنوعیت معامله)، شهرداری (جهت بدهی عوارض و نوسازی)، و اداره دارایی (جهت پرداخت مالیات نقل و انتقال) می کند.
3. تنظیم سند انتقال: پس از تأیید استعلامات و پرداخت هزینه های قانونی، سند انتقال قطعی ملک در دفتر اسناد رسمی تنظیم و به امضای طرفین می رسد.
4. ثبت درخواست در سامانه ثبت: دفتر اسناد رسمی پس از ثبت سند انتقال، درخواست صدور سند تک برگ جدید را به صورت الکترونیکی به سازمان ثبت اسناد و املاک ارسال می کند.
5. دریافت سند: پس از طی مراحل اداری و کارشناسی در اداره ثبت، سند تک برگ جدید به نام خریدار صادر و از طریق پست به آدرس وی ارسال می شود.

مدت زمان تقریبی صدور و دریافت سند تک برگ

یکی از سؤالات رایج برای مالکان، مدت زمان لازم برای صدور و دریافت سند تک برگ است. این زمان می تواند بسته به عوامل مختلفی متغیر باشد، اما به طور کلی:

• اگر سند ملک برای اولین بار صادر می شود یا از سند دفترچه ای به تک برگ تبدیل می شود، این فرآیند ممکن است بین ۲۰ تا ۵۰ روز کاری به طول انجامد.
• در صورتی که ملک قبلاً دارای سند تک برگ بوده و فقط نیاز به انتقال به نام مالک جدید باشد (مثلاً پس از خرید و فروش)، مدت زمان صدور سند جدید معمولاً کوتاه تر و بین ۱۰ تا ۳۰ روز کاری است.

عوامل مؤثر بر این زمان بندی شامل موارد زیر می شود:

• حجم کاری ادارات ثبت اسناد و دفاتر اسناد رسمی.
• نوع ملک (زمین، آپارتمان، مشاع و غیره).
• پیچیدگی پرونده و نیاز به استعلامات بیشتر.
• کامل بودن مدارک ارائه شده توسط متقاضی.

اگرچه تلاش برای تسریع فرآیندها همواره وجود دارد، اما صبر و پیگیری در این مرحله ضروری است.

مولفه های تعیین کننده هزینه صدور سند تک برگ

هزینه دریافت و صدور سند تک برگ، برخلاف تصور برخی، یک مبلغ ثابت نیست و تحت تأثیر چندین مؤلفه قرار می گیرد. این هزینه ها شامل موارد دولتی، مالیاتی، و خدماتی هستند که در جدول زیر به تفکیک آورده شده اند:

ردیف	عنوان هزینه	توضیحات
۱	عوارض شهرداری	بر اساس ارزش منطقه ای و مساحت ملک محاسبه می شود.
۲	مالیات نقل و انتقال ملک	معمولاً بر عهده فروشنده بوده و بر اساس ارزش معاملاتی ملک تعیین می گردد.
۳	حق الثبت	هزینه ای که بابت ثبت سند در دفاتر اسناد رسمی و سازمان ثبت دریافت می شود.
۴	هزینه نقشه برداری UTM	در صورت نیاز به تهیه نقشه دقیق ملک برای ثبت مختصات، این هزینه دریافت می شود.
۵	حق التحریر دفاتر اسناد رسمی	مبلغی که دفترخانه بابت تنظیم و ثبت سند دریافت می کند.
۶	هزینه های جانبی	شامل هزینه تمبر، پست سند، و سایر هزینه های جزئی اداری.
مجموع این مولفه ها، هزینه نهایی صدور سند تک برگ را تعیین می کند که می تواند از چند صد هزار تومان تا چند میلیون تومان متغیر باشد.

انقلاب در راه است: پایان سندهای فیزیکی و عصر سند الکترونیکی

در یک تحول چشمگیر و با هدف ارتقاء امنیت و سرعت در حوزه املاک، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از تغییر رویکرد اساسی در صدور اسناد مالکیت خبر داده است. این تغییر، نقطه عطفی بزرگ در تاریخ ثبت املاک ایران به شمار می رود و دورانی جدید را رقم خواهد زد.

اطلاعیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور: خداحافظی با سند فیزیکی

حسن بابایی، رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، در اطلاعیه ای مهم اعلام کرد که از ابتدای تیرماه سال جاری (آغاز هفته قوه قضائیه)، دیگر سند تک برگ فیزیکی به متقاضیان ارائه نخواهد شد. این خبر، نشان دهنده پایان رسمی دوران اسناد فیزیکی و آغاز عصر کاملاً دیجیتالی در نظام ثبت املاک است. هدف اصلی این اقدام، حذف کامل امکان جعل سند و افزایش چشمگیر امنیت در تمامی مراحل معاملات و نقل و انتقالات ملکی است. این تصمیم، پاسخگوی نیازهای روزافزون جامعه به شفافیت، سرعت و اعتماد در حوزه املاک است و می تواند گامی بلند در مبارزه با فساد و کلاهبرداری های ملکی باشد.

سند الکترونیکی (کد امنیتی) چیست؟ و چطور کار می کند؟

سند الکترونیکی، مفهوم جدیدی در دنیای ثبت املاک است که در آن، دیگر خبری از برگه های فیزیکی سند نیست. در این سیستم، مالکیت افراد با یک کد امنیتی یا شناسه یکتا که به صورت دیجیتالی صادر می شود، تأیید می گردد. این کد، حاوی تمامی اطلاعات دقیق ملک و مالک است و در سامانه های بسیار امن و متمرکز سازمان ثبت اسناد نگهداری می شود. نحوه کارکرد آن به این صورت است که:

• اطلاعات ملک به صورت دیجیتالی و رمزنگاری شده در پایگاه داده ثبت می شود.
• هر ملک دارای یک شناسه یکتا یا کد امنیتی است که هویت مالکیت آن را مشخص می کند.
• در هنگام معامله، به جای رد و بدل کردن سند فیزیکی، اطلاعات از طریق این کد امنیتی در سامانه های الکترونیکی منتقل و به روزرسانی می شوند.
• امکان استعلام لحظه ای و دقیق وضعیت سند، از جمله وجود بازداشت یا بدهی، فراهم می شود.

مزایای اصلی این رویکرد، فراتر از حذف جعل، شامل افزایش سرعت بی سابقه در نقل و انتقالات، کاهش چشمگیر مصرف کاغذ و هزینه های اداری، و سهولت دسترسی به اطلاعات برای مالکان و نهادهای ذی ربط است.

آینده اسناد مالکیت در ایران: تأثیر بر مالکان و معاملات

ورود به دوران اسناد الکترونیکی، تأثیرات عمیقی بر تمامی ذینفعان حوزه املاک خواهد داشت:

• تکلیف اسناد تک برگ فیزیکی موجود: سازمان ثبت اعلام کرده است که اسناد تک برگ فیزیکی که پیش از این تاریخ صادر شده اند، همچنان معتبر هستند. اما به تدریج و با هر بار معامله یا نیاز به خدمات ثبتی، این اسناد به فرمت الکترونیکی تبدیل خواهند شد.
• نحوه انجام معاملات جدید: خریداران و فروشندگان برای انجام معاملات، دیگر نیازی به حمل یا ارائه سند فیزیکی نخواهند داشت. تمامی فرآیندها در دفاتر اسناد رسمی و با استفاده از سیستم های الکترونیکی و بر اساس کد امنیتی ملک انجام خواهد شد.
• فرآیند تبدیل سند دفترچه ای: به نظر می رسد فرآیند تبدیل اسناد دفترچه ای نیز مستقیماً به سمت صدور سند الکترونیکی پیش خواهد رفت و دیگر مرحله صدور سند تک برگ فیزیکی میانی وجود نخواهد داشت. البته جزئیات دقیق این فرآیندها به مرور و با اعلام سازمان ثبت تکمیل خواهد شد.
• نقش دفاتر اسناد رسمی: دفاتر اسناد رسمی همچنان نقش کلیدی در تأیید هویت طرفین، استعلامات و ثبت رسمی معاملات ایفا خواهند کرد، اما تمامی این فرآیندها به صورت دیجیتال انجام می شود.

این تحول، افق جدیدی را برای امنیت و سرعت در نظام مالکیت کشور ترسیم می کند و لازم است تمامی فعالان این حوزه، خود را با این تغییرات بزرگ تطبیق دهند.

سوالات متداول درباره مهلت دریافت سند تک برگ

آیا مهلت قانونی تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ واقعاً به پایان رسیده است؟

بله، مهلت قانونی ۵ ساله برای تبدیل اسناد دفترچه ای به تک برگ، بر اساس ماده ۱۱ قانون جامع حدنگار (کاداستر)، در سال ۱۳۹۹ به پایان رسیده است. با این حال، امکان تبدیل این اسناد همچنان وجود دارد و ضروری است که مالکان برای جلوگیری از مشکلات حقوقی و اداری، در اسرع وقت اقدام به تبدیل آن ها کنند.

اگر سند دفترچه ای خود را تبدیل نکنیم، چه مشکلاتی پیش می آید؟

عدم تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ می تواند منجر به بروز مشکلات جدی شود. از جمله این مشکلات می توان به عدم امکان انجام هرگونه معامله رسمی، ناتوانی در دریافت وام یا ترهین ملک در بانک ها، و مواجهه با چالش های حقوقی و اداری در امور مربوط به انحصار وراثت، تفکیک ملک، و دریافت خدمات از شهرداری ها اشاره کرد.

از چه تاریخی دیگر سند تک برگ فیزیکی صادر نمی شود؟

بر اساس اطلاعیه رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، از ابتدای تیرماه سال جاری (آغاز هفته قوه قضائیه)، صدور سند تک برگ فیزیکی به طور کامل متوقف شده و تمامی اسناد مالکیت به صورت الکترونیکی و دارای کد امنیتی ارائه می شوند.

تفاوت اصلی سند تک برگ و سند الکترونیکی در چیست؟

تفاوت اصلی در ماهیت فیزیکی آن هاست. سند تک برگ یک برگه فیزیکی دارای هولوگرام و مشخصات چاپی بود، در حالی که سند الکترونیکی یک کد امنیتی یا شناسه یکتا است که تمامی اطلاعات ملک به صورت دیجیتال و در سامانه های امن ثبتی نگهداری می شود. سند الکترونیکی بالاترین سطح امنیت و سرعت را فراهم می کند و امکان جعل آن تقریباً از بین می رود.

برای دریافت سند الکترونیکی چه اقداماتی لازم است؟

برای دریافت سند الکترونیکی، فرآیند کلی مشابه فرآیندهای قبلی انتقال یا صدور سند است، با این تفاوت که به جای دریافت یک برگه فیزیکی، یک کد امنیتی یا شناسه یکتا برای ملک شما در سامانه های ثبتی ایجاد می شود. جزئیات دقیق و راهنمای کامل این فرآیند توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در دست اعلام و تکمیل است و بهتر است برای آگاهی از آخرین اطلاعات با دفاتر اسناد رسمی یا ادارات ثبت مشورت شود.

آیا برای ملک مشاعی که یکی از شرکا همکاری نمی کند، می توان سند گرفت؟

برای ملک مشاعی، همکاری تمامی شرکا جهت صدور سند تک برگ (یا سند الکترونیکی) الزامی است. اگر یکی از شرکا همکاری نکند، نمی توان به تنهایی برای دریافت سند جدید اقدام کرد. در این حالت، مالکان دیگر می توانند از طریق مراجع قضایی و طرح دعوی فروش ملک مشاع یا تقسیم مال مشاع اقدام کنند تا دادگاه دستور لازم را صادر کند.

هزینه صدور سند الکترونیکی چقدر است؟

هزینه صدور سند الکترونیکی نیز مانند سند تک برگ فیزیکی، شامل چندین مؤلفه از جمله عوارض شهرداری، مالیات نقل و انتقال (در صورت معامله)، حق الثبت و حق التحریر است. نرخ های دقیق هر یک از این مؤلفه ها ممکن است به مرور زمان و توسط مراجع ذی ربط اعلام شود، اما انتظار می رود ساختار کلی هزینه ها مشابه قبل باشد، با این تفاوت که هزینه های مرتبط با چاپ فیزیکی سند حذف می شود.

تحولات اخیر در نظام ثبت اسناد و املاک کشور، به ویژه پایان مهلت دریافت سند تک برگ فیزیکی و آغاز عصر اسناد الکترونیکی، نشان دهنده گام های بلند ایران در مسیر هوشمندسازی و افزایش امنیت در حوزه مالکیت است. این تغییرات، که با هدف مبارزه با جعل، تسریع فرآیندها و افزایش شفافیت صورت گرفته اند، فرصت های جدیدی را برای مالکان و فعالان بازار مسکن فراهم می آورند.

از سوی دیگر، ضرورت تبدیل اسناد دفترچه ای قدیمی به اسناد جدید، همچنان یک اولویت مهم باقی مانده است. مالکان این نوع اسناد باید آگاه باشند که تعلل در این زمینه می تواند پیامدهای حقوقی و اداری جدی را به همراه داشته باشد.

به تمامی مالکان، خریداران و فروشندگان توصیه می شود که همواره از آخرین اخبار و اطلاعیه های رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطلع باشند و در موارد پیچیده یا ابهام آمیز، حتماً با کارشناسان حقوقی و وکلای متخصص در امور ملکی مشورت کنند. این آگاهی و هوشیاری، به تضمین حقوق مالکیت و پیشگیری از مشکلات احتمالی کمک شایانی خواهد کرد و مسیر ورود به دوران جدید اسناد مالکیت را هموارتر می سازد.