نحوه نوشتن cover letter برای مقاله

نوشتن کاور لتر حرفه‌ای برای مقاله ارسالی به ژورنال‌های علمی گامی حیاتی در فرآیند سابمیت است. این نامه پوششی فرصتی است تا مستقیماً با سردبیر ارتباط برقرار کرده و اهمیت نوآوری و تناسب مقاله خود را با حوزه فعالیت مجله برجسته سازید. رعایت دستورالعمل‌های ژورنال و ارائه اطلاعات کلیدی شانس پذیرش اولیه را افزایش می‌دهد.

در ادامه این راهنما گام به گام نحوه نگارش یک کاور لتر اثربخش برای مقالات علمی را بررسی خواهیم کرد و به جزئیات مهمی که باید در هر بخش رعایت کنید می‌پردازیم تا بتوانید نامه‌ای متقاعدکننده برای سردبیر ارسال کنید.

اهمیت کاور لتر برای مقاله

کاور لتر یا نامه پوششی اولین نقطه تماس شما با سردبیر ژورنال مورد نظر برای ارسال مقاله است و نقش بسیار مهمی در فرآیند ارزیابی اولیه یا همان Desk Review ایفا می‌کند. این نامه فرصتی طلایی برای نویسنده فراهم می‌آورد تا قبل از اینکه سردبیر به مطالعه جزئیات مقاله بپردازد تصویری کلی و در عین حال جذاب از کار ارائه دهد. اهمیت این نامه از چند جهت قابل بررسی است. اول اینکه کاور لتر نشان‌دهنده حرفه‌ای‌گری و دقت نویسنده است؛ نامه‌ای خوش‌ساخت بدون غلط املایی و نگارشی و با لحنی مناسب تأثیر اولیه مثبتی بر روی سردبیر می‌گذارد. دوم این نامه به نویسنده اجازه می‌دهد تا به وضوح هدف از ارسال مقاله و تناسب آن را با حوزه فعالیت و اهداف ژورنال بیان کند. بسیاری از مقالات به دلیل عدم تناسب موضوعی با ژورنال مقصد در همان مرحله اول رد می‌شوند و کاور لتر ابزاری است که نویسنده می‌تواند از آن برای توجیه این تناسب استفاده کند. سوم کاور لتر بهترین مکان برای برجسته کردن نکات کلیدی نوآوری و اهمیت یافته‌های مقاله است. سردبیران وقت کمی دارند و کاور لتر می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا به سرعت ارزش اصلی کار را درک کنند. این نامه می‌تواند خلاصه‌ای متقاعدکننده از آنچه مقاله ارائه می‌دهد باشد و سردبیر را ترغیب به ارسال مقاله برای داوری کند. نادیده گرفتن یا سرسری گرفتن نگارش این نامه می‌تواند شانس پذیرش مقاله حتی مقالات باکیفیت را به طرز چشمگیری کاهش دهد.

بخش‌های اصلی کاور لتر مقاله

یک کاور لتر استاندارد برای ارسال مقاله به ژورنال‌های علمی معمولاً از چند بخش مشخص تشکیل شده است که هر بخش وظیفه خاصی را بر عهده دارد و باید با دقت تکمیل شود. شناخت این ساختار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات لازم را به صورت منطقی و مرتب ارائه دهید و از قلم افتادن نکات ضروری جلوگیری کنید. این بخش‌ها شامل آدرس‌دهی و اطلاعات تماس مقدمه بدنه اصلی و بخش نتیجه‌گیری و پایان نامه هستند. هر یک از این قسمت‌ها به سردبیر کمک می‌کنند تا درک درستی از هویت فرستنده ماهیت مقاله ارسالی دلیل ارسال آن به این ژورنال خاص و نکات برجسته و کلیدی کار پیدا کند. رعایت ترتیب منطقی این بخش‌ها و ارائه اطلاعات دقیق در هر قسمت به خوانایی و اثربخشی کلی کاور لتر کمک شایانی می‌کند و نشان‌دهنده تسلط نویسنده بر فرآیند ارسال مقاله است. در ادامه به تفکیک به محتوای مورد نیاز در هر یک از این بخش‌ها خواهیم پرداخت و جزئیات ضروری برای نگارش آن‌ها را شرح می‌دهیم.

بخش آدرس‌دهی و اطلاعات تماس

اولین بخش هر کاور لتر شامل اطلاعات فرستنده و گیرنده نامه همراه با تاریخ نگارش است. این قسمت نشان‌دهنده هویت نویسنده مسئول مکاتبات و همچنین ژورنال و سردبیر هدف است. در بالای نامه ابتدا اطلاعات تماس نویسنده مسئول (Corresponding Author) شامل نام کامل وابستگی سازمانی (دانشگاه یا مؤسسه تحقیقاتی) آدرس پستی کامل آدرس ایمیل (ترجیحاً ایمیل سازمانی) و شماره تلفن باید ذکر شود. این اطلاعات باید کاملاً دقیق و به‌روز باشند زیرا تمام مکاتبات بعدی در مورد مقاله از طریق این مسیرها انجام خواهد شد. پس از اطلاعات فرستنده و تاریخ اطلاعات گیرنده قرار می‌گیرد. این بخش باید شامل عنوان دقیق سردبیر (مثلاً Editor-in-Chief یا Handling Editor) نام کامل ایشان (در صورت امکان یافتن نام دقیق) نام کامل ژورنال (همانطور که در وب‌سایت رسمی ژورنال ذکر شده است) و آدرس پستی ژورنال باشد. یافتن نام دقیق سردبیر و آدرس‌دهی نامه به ایشان به صورت شخصی (مثلاً Dear Dr. [نام خانوادگی سردبیر]) نسبت به آدرس‌دهی کلی (مثلاً Dear Editor) تأثیر حرفه‌ای‌تری دارد و نشان می‌دهد که شما برای ارسال مقاله خود وقت صرف کرده‌اید و با ژورنال آشنایی دارید. این بخش باید مختصر و دقیق باشد و تمام جزئیات لازم برای شناسایی فرستنده و گیرنده را فراهم کند.

مقدمه کاور لتر

بخش مقدمه در کاور لتر پس از بخش آدرس‌دهی و با یک سلام و احوالپرسی رسمی آغاز می‌شود و هدف اصلی آن معرفی مقاله ارسالی به سردبیر است. در این قسمت باید به وضوح مشخص شود که شما چه مقاله‌ای را برای چه ژورنالی ارسال کرده‌اید. مقدمه باید شامل عنوان دقیق مقاله (همان عنوانی که در صفحه اول مقاله ذکر شده است) نام نویسندگان (یا حداقل نویسنده مسئول) و نوع مقاله (مثلاً مقاله پژوهشی اصلی مقاله مروری گزارش کوتاه نامه به سردبیر و غیره) باشد. همچنین باید تصریح کنید که مقاله برای بررسی و انتشار در این ژورنال خاص ارسال شده است. این بخش باید بسیار مختصر و دقیق باشد و مستقیماً به اصل موضوع بپردازد. از زیاده‌گویی و ارائه جزئیات پژوهش در این قسمت خودداری کنید؛ این اطلاعات در بخش بدنه اصلی کاور لتر ارائه خواهند شد. هدف مقدمه صرفاً شناسایی مقاله و هدف از ارسال آن است. لحن مقدمه باید کاملاً رسمی و حرفه‌ای باشد و نشان‌دهنده احترام شما به فرآیند داوری و ژورنال باشد. بررسی دقیق دستورالعمل‌های ژورنال برای نویسندگان در این مرحله اهمیت دارد زیرا برخی ژورنال‌ها ممکن است اطلاعات خاصی را در مقدمه کاور لتر درخواست کنند مانند ذکر شماره شناسایی مقاله (Manuscript ID) اگر قبلاً در سیستمی ثبت شده باشد.

بدنه اصلی کاور لتر

بدنه اصلی کاور لتر قلب نامه محسوب می‌شود و جایی است که شما فرصت دارید سردبیر را متقاعد کنید که مقاله شما ارزش بررسی و انتشار در ژورنال آن‌ها را دارد. این بخش باید به وضوح به این پرسش‌ها پاسخ دهد: پژوهش شما درباره چیست؟ چرا این پژوهش مهم است؟ یافته‌های اصلی شما کدامند؟ و چرا این مقاله برای ژورنال مقصد مناسب است؟ برای نگارش این بخش ابتدا به طور خلاصه مسئله یا شکاف دانشی که پژوهش شما به آن پرداخته است را مطرح کنید. سپس به مهم‌ترین یافته‌های خود اشاره کنید. نیازی به ذکر تمام نتایج نیست؛ بر روی نتایجی تمرکز کنید که نوآوری اهمیت و تأثیرگذاری کار شما را نشان می‌دهند. پس از بیان یافته‌ها به اهمیت و نوآوری پژوهش بپردازید. توضیح دهید که کار شما چه چیزی به دانش موجود اضافه می‌کند چه مشکلی را حل می‌کند یا چه دیدگاه جدیدی ارائه می‌دهد. مقایسه مختصر یافته‌های خود با کارهای پیشین (بدون نیاز به ذکر جزئیات زیاد) می‌تواند نوآوری کار شما را برجسته‌تر کند. در نهایت حتماً به این نکته اشاره کنید که چرا معتقدید مقاله شما برای این ژورنال خاص مناسب است. به حوزه فعالیت ژورنال مخاطبان آن یا مقالات مشابهی که قبلاً در آن منتشر شده‌اند اشاره کنید. این نشان می‌دهد که شما ژورنال را به درستی انتخاب کرده‌اید و کار شما با رسالت نشریه هم‌خوانی دارد. این بخش باید متقاعدکننده موجز و بر اساس حقایق علمی باشد.

نتیجه‌گیری و پایان کاور لتر

بخش نتیجه‌گیری و پایان کاور لتر کارکرد جمع‌بندی و تکمیل فرآیند ارسال را دارد و باید با لحنی حرفه‌ای و محترمانه به پایان برسد. در این قسمت نویسنده مسئول باید مجدداً آمادگی خود را برای ارائه اطلاعات بیشتر یا پاسخ به سؤالات سردبیر و داوران اعلام کند. همچنین در بسیاری از موارد نویسنده در این بخش تأیید می‌کند که مقاله ارسالی اصلی است قبلاً در جای دیگری منتشر نشده و همزمان برای بررسی به ژورنال دیگری ارسال نشده است. این تأییدیه یک استاندارد اخلاقی در انتشار علمی است و نشان‌دهنده رعایت اصول توسط نویسنده است. اگر ژورنال دستورالعمل خاصی در مورد اظهارنامه‌ها (مانند تضاد منافع تأییدیه اخلاقی پژوهش یا رضایت شرکت‌کنندگان) دارد ممکن است نیاز باشد در این بخش به تکمیل و ارسال این فرم‌ها اشاره کنید. پایان نامه با یک عبارت پایانی رسمی مانند “با احترام فراوان” (Sincerely یا Respectfully) و سپس نام کامل نویسنده مسئول مکاتبات و در صورت لزوم عنوان و وابستگی سازمانی ایشان صورت می‌گیرد. اگر نامه به صورت چاپی ارسال می‌شود فضایی برای امضای نویسنده مسئول در نظر گرفته می‌شود اما در ارسال آنلاین صرف ذکر نام کافی است. این بخش باید مختصر باشد و صرفاً نکات پایانی و تأییدیه‌های لازم را در بر گیرد بدون اینکه به تکرار مطالب بدنه اصلی بپردازد.

نکات مهم برای نوشتن کاور لتر

نوشتن یک کاور لتر اثربخش نیازمند توجه به جزئیات و رعایت نکاتی فراتر از صرفاً تکمیل بخش‌های استاندارد است. این نکات به شما کمک می‌کنند تا نامه‌ای بنویسید که نه تنها اطلاعات لازم را منتقل کند بلکه تأثیر مثبتی بر سردبیر بگذارد و شانس موفقیت مقاله شما را افزایش دهد. رعایت این جزئیات نشان‌دهنده دقت حرفه‌ای‌گری و درک شما از فرآیند انتشار علمی است. از انتخاب کلمات مناسب و لحن صحیح گرفته تا اطمینان از دقت اطلاعات ارائه شده هر یک از این نکات می‌توانند در نهایت تفاوت ایجاد کنند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین این نکات که باید هنگام نگارش کاور لتر به آن‌ها توجه ویژه داشته باشید می‌پردازیم.

زبان رسمی و حرفه‌ای

استفاده از زبان رسمی و حرفه‌ای یکی از اساسی‌ترین الزامات در نگارش کاور لتر برای مقالات علمی است. این نامه نماینده شما و پژوهش شماست و لحن آن باید بازتاب‌دهنده جدیت و اعتبار کار علمی باشد. از به کار بردن اصطلاحات عامیانه اختصارات غیرمتعارف (مگر اینکه در حوزه تخصصی شما کاملاً رایج و شناخته شده باشند) و جملات بیش از حد خودمانی یا غیررسمی به شدت پرهیز کنید. لحن نامه باید محترمانه مؤدبانه و دقیق باشد. جملات باید واضح مختصر و بدون ابهام باشند. استفاده صحیح از دستور زبان علائم نگارشی و املای کلمات ضروری است. یک کاور لتر پر از غلط‌های املایی یا نگارشی می‌تواند تصویری منفی از دقت و کیفیت کار شما در ذهن سردبیر ایجاد کند حتی اگر محتوای علمی مقاله شما قوی باشد. قبل از ارسال حتماً نامه را چندین بار بازخوانی کنید و در صورت امکان از فرد دیگری نیز بخواهید آن را از نظر زبانی بررسی کند. اگر زبان اصلی شما فارسی نیست و به زبان دیگری (مانند انگلیسی) نامه می‌نویسید در صورت امکان از یک ویراستار بومی زبان برای بررسی نهایی کمک بگیرید. زبان کاور لتر باید نشان‌دهنده تسلط شما بر اصول نگارش علمی و حرفه‌ای باشد.

اختصار و شفافیت

سردبیران ژورنال‌های علمی معمولاً حجم بالایی از مقالات را برای بررسی اولیه دریافت می‌کنند و وقت محدودی دارند. بنابراین کاور لتر شما باید مختصر شفاف و مستقیماً به اصل مطلب بپردازد. هدف این است که اطلاعات کلیدی و متقاعدکننده در کمترین حجم ممکن ارائه شود. طول ایده‌آل برای یک کاور لتر معمولاً یک صفحه است. از نوشتن پاراگراف‌های طولانی و پیچیده خودداری کنید. هر جمله باید اطلاعات مشخص و مهمی را منتقل کند. شفافیت به این معناست که منظور شما باید کاملاً واضح و بدون ابهام باشد. از به کار بردن جملات مبهم کلی‌گویی یا اطلاعات غیرضروری که به معرفی و توجیه مقاله شما کمک نمی‌کنند پرهیز کنید. به عنوان مثال به جای شرح مفصل پیشینه تحقیق (که جای آن در مقدمه مقاله است) به طور خلاصه به شکاف دانشی که پژوهش شما پر می‌کند اشاره کنید. در بخش یافته‌ها به جای لیست کردن تمام نتایج بر مهم‌ترین و تأثیرگذارترین آن‌ها تمرکز کنید. ساختار منطقی و جریان روان اطلاعات در نامه نیز به شفافیت کمک می‌کند. هر بخش باید به طور طبیعی به بخش بعدی متصل شود و خواننده را در مسیری منطقی برای درک اهمیت مقاله شما هدایت کند. اختصار و شفافیت نشان‌دهنده این است که شما برای وقت سردبیر ارزش قائل هستید و می‌توانید پیام اصلی خود را به طور مؤثر منتقل کنید.

اشاره به نوآوری و اهمیت مقاله

یکی از مهم‌ترین وظایف کاور لتر برجسته کردن نوآوری و اهمیت علمی مقاله شماست. سردبیران به دنبال مقالاتی هستند که دانش جدیدی ارائه دهند دیدگاه‌های نوینی را مطرح کنند یا مسائل مهمی را در حوزه مربوطه حل کنند. بنابراین شما باید به وضوح توضیح دهید که پژوهش شما چه چیزی به دانش موجود اضافه می‌کند که قبلاً شناخته شده نبوده است. این نوآوری می‌تواند در زمینه موضوع پژوهش روش‌شناسی داده‌های استفاده شده یا نتایج و تفسیری که ارائه می‌دهید باشد. صرفاً بیان اینکه پژوهش انجام داده‌اید کافی نیست؛ باید توضیح دهید که چرا این پژوهش مهم است و چه تأثیری می‌تواند بر حوزه علمی شما یا حتی جامعه بگذارد. آیا یافته‌های شما پیامدهای عملی دارند؟ آیا می‌توانند منجر به تغییر در رویکردها یا سیاست‌ها شوند؟ آیا راه را برای تحقیقات آینده باز می‌کنند؟ برای اشاره مؤثر به نوآوری و اهمیت از کلماتی استفاده کنید که قدرت و تأثیرگذاری کار شما را نشان دهند (البته بدون اغراق). به جای گفتن “ما این موضوع را بررسی کردیم” بگویید “پژوهش ما برای اولین بار نشان می‌دهد که…” یا “این مطالعه شکاف دانشی مهمی را در زمینه [موضوع] پر می‌کند…”. این بخش باید متقاعدکننده باشد و سردبیر را ترغیب کند تا مقاله شما را فراتر از مرحله بررسی اولیه ببرد.

ذکر نکات کلیدی مقاله

علاوه بر اشاره کلی به نوآوری و اهمیت لازم است در بدنه اصلی کاور لتر به مهم‌ترین نکات و یافته‌های کلیدی مقاله خود اشاره کنید. این نکات باید شواهدی باشند که ادعای شما مبنی بر نوآوری و اهمیت را تأیید می‌کنند. به عنوان مثال اگر مقاله شما یک رابطه جدید بین دو متغیر را کشف کرده است به طور خلاصه به این رابطه و قدرت آن اشاره کنید. اگر یک روش جدید توسعه داده‌اید کارایی آن را برجسته کنید. انتخاب نکات کلیدی باید هوشمندانه باشد؛ بر یافته‌هایی تمرکز کنید که بیشترین تأثیر را دارند و به احتمال زیاد توجه سردبیر و داوران را جلب می‌کنند. معمولاً ذکر 2 تا 3 نکته کلیدی اصلی کافی است و از ارائه جزئیات آماری یا نتایج فرعی که ممکن است پیچیده یا کم‌اهمیت‌تر باشند خودداری کنید. هدف این است که خلاصه‌ای قانع‌کننده از دستاوردهای اصلی پژوهش ارائه دهید. این بخش از کاور لتر به سردبیر کمک می‌کند تا بدون نیاز به خواندن تمام مقاله در مرحله اول درک سریعی از محتوای اصلی و نتایج مهم شما پیدا کند. اطمینان حاصل کنید که نکات کلیدی که ذکر می‌کنید با یافته‌های ارائه شده در چکیده و متن اصلی مقاله کاملاً همخوانی دارند.

اطلاعات تماس دقیق

دقت در ارائه اطلاعات تماس نویسنده مسئول مکاتبات در کاور لتر امری حیاتی است و هرگونه اشتباه در این زمینه می‌تواند فرآیند ارسال و ارتباط با ژورنال را مختل کند. تمام مکاتبات مربوط به وضعیت مقاله دریافت نظرات داوران درخواست بازنگری و در نهایت اطلاع‌رسانی در مورد پذیرش یا رد مقاله با نویسنده مسئول انجام می‌شود. بنابراین اطمینان از اینکه آدرس ایمیل شماره تلفن و آدرس پستی که ارائه می‌دهید کاملاً صحیح و فعال هستند ضروری است. آدرس ایمیل سازمانی (وابسته به دانشگاه یا مؤسسه) معمولاً حرفه‌ای‌تر از ایمیل‌های شخصی به نظر می‌رسد. همچنین حتماً نام کامل و دقیق خود و وابستگی سازمانی‌تان را ذکر کنید. اگر ژورنال از شما خواسته است که اطلاعات تماس داوران پیشنهادی را نیز ارائه دهید دقت در ارائه آدرس ایمیل صحیح آن‌ها نیز مهم است. قبل از ارسال نهایی کاور لتر تمام اطلاعات تماس را یک بار دیگر با دقت بررسی کنید و از صحت آن‌ها اطمینان حاصل کنید. یک اشتباه کوچک در آدرس ایمیل می‌تواند منجر به این شود که هرگز از وضعیت مقاله خود مطلع نشوید یا فرصت پاسخ به نظرات داوران را از دست بدهید.

اشتباهات رایج در نوشتن کاور لتر

با وجود اینکه نگارش کاور لتر ممکن است ساده به نظر برسد اما اشتباهات رایجی وجود دارند که می‌توانند شانس پذیرش مقاله شما را به طرز چشمگیری کاهش دهند یا حتی منجر به رد سریع مقاله (Desk Rejection) شوند. شناخت این اشتباهات و پرهیز از آن‌ها به اندازه دانستن نکات مهم برای نگارش یک کاور لتر خوب اهمیت دارد. این اشتباهات می‌توانند ناشی از بی‌دقتی عدم آشنایی با فرآیند ارسال مقاله به ژورنال‌ها یا نادیده گرفتن دستورالعمل‌های ژورنال باشند. برخی از این خطاها به سادگی قابل پیشگیری هستند در حالی که برخی دیگر ممکن است نشان‌دهنده عدم تطابق اساسی بین مقاله و ژورنال باشند. توجه به جزئیات و انجام بررسی‌های لازم قبل از ارسال نهایی می‌تواند از بروز بسیاری از این مشکلات جلوگیری کند. در ادامه به برخی از متداول‌ترین اشتباهاتی که نویسندگان هنگام نگارش کاور لتر مرتکب می‌شوند اشاره می‌کنیم.

عدم رعایت دستور زبان و املایی

یکی از شایع‌ترین و در عین حال قابل پیشگیری‌ترین اشتباهات در نگارش کاور لتر وجود غلط‌های دستوری و املایی است. همانطور که پیشتر اشاره شد کاور لتر اولین برداشت سردبیر از کار شماست. نامه‌ای که پر از اشتباهات زبانی باشد نشان‌دهنده بی‌دقتی نویسنده است و این تصور را ایجاد می‌کند که اگر نویسنده در نگارش یک نامه کوتاه دقت کافی را به خرج نداده احتمالاً در انجام پژوهش و نگارش مقاله اصلی نیز دقت لازم را نداشته است. این موضوع می‌تواند به سرعت منجر به تصمیم سردبیر برای عدم ارسال مقاله برای داوری شود. حتی اگر مقاله شما از نظر علمی بسیار قوی باشد کیفیت پایین نگارش در کاور لتر می‌تواند مانعی جدی برای پذیرش آن محسوب شود. بنابراین پس از نگارش پیش‌نویس کاور لتر حتماً آن را با دقت فراوان بازخوانی کنید. استفاده از ابزارهای بررسی املایی و دستوری در نرم‌افزارهای واژه‌پرداز مفید است اما کافی نیست. از یک فرد دیگر به‌ویژه کسی که به زبان نگارش شما مسلط است بخواهید نامه را بازخوانی کند. گاهی اوقات چشم فردی دیگر اشتباهاتی را می‌بیند که از دید نویسنده پنهان مانده‌اند. سرمایه‌گذاری زمان برای اطمینان از صحت زبانی کاور لتر یک گام ضروری در فرآیند ارسال مقاله است.

ارسال برای مجله اشتباه

یکی از اشتباهات فاحش و متأسفانه رایج ارسال مقاله و کاور لتر آن برای ژورنالی است که حوزه فعالیت آن با موضوع مقاله همخوانی ندارد. هر ژورنال علمی دارای “اهداف و دامنه” (Aims and Scope) مشخصی است که در وب‌سایت آن به وضوح ذکر شده است. سردبیران به دنبال مقالاتی هستند که به طور کامل در این دامنه قرار گیرند و برای خوانندگان ژورنال مفید باشند. ارسال مقاله‌ای با موضوع نامرتبط نشان‌دهنده عدم تحقیق کافی نویسنده در مورد ژورنال‌ها و بی‌توجهی به دستورالعمل‌های آن‌هاست. چنین مقاله‌ای تقریباً بلافاصله و بدون ارسال برای داوری (Desk Rejection) رد خواهد شد. کاور لتر باید به وضوح توضیح دهد که چرا مقاله شما برای این ژورنال خاص مناسب است و چگونه با اهداف و دامنه آن همخوانی دارد. اگر نتوانید این ارتباط را به طور قانع‌کننده‌ای در کاور لتر برقرار کنید حتی اگر مقاله شما در حوزه کلی ژورنال باشد ممکن است سردبیر آن را مرتبط تشخیص ندهد. قبل از انتخاب ژورنال و نگارش کاور لتر زمان کافی را صرف مطالعه دقیق اهداف و دامنه چندین ژورنال بالقوه کنید و ژورنالی را انتخاب کنید که بیشترین تناسب را با موضوع روش‌شناسی و نتایج پژوهش شما دارد. سپس در کاور لتر به این تناسب اشاره کنید.

عدم اشاره به اطلاعات لازم

نادیده گرفتن یا از قلم انداختن اطلاعات ضروری که ژورنال در دستورالعمل‌های خود برای نویسندگان درخواست کرده است یکی دیگر از اشتباهات رایج در نگارش کاور لتر است. ژورنال‌ها ممکن است اطلاعات خاصی را در کاور لتر یا به همراه آن درخواست کنند که برای فرآیند بررسی آن‌ها ضروری است. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد: تأییدیه مبنی بر اینکه مقاله قبلاً منتشر نشده و همزمان برای ژورنال دیگری ارسال نشده است اظهارنامه تضاد منافع برای تمام نویسندگان اطلاعات مربوط به تأییدیه اخلاقی پژوهش (مانند تأییدیه کمیته اخلاق دانشگاه) جزئیات مربوط به تأمین مالی پژوهش یا حتی پیشنهاد نام چند داور بالقوه و یا داورانی که نویسندگان مایل به ارسال مقاله برای آن‌ها نیستند. عدم اشاره به این اطلاعات لازم در کاور لتر (اگر جای آن در کاور لتر باشد) یا عدم ارسال فرم‌های مربوطه به همراه مقاله می‌تواند باعث تأخیر در فرآیند بررسی یا حتی رد مقاله شود. نویسندگان باید دستورالعمل‌های ژورنال مورد نظر خود را با دقت فراوان مطالعه کرده و اطمینان حاصل کنند که تمام اطلاعات و تأییدیه‌های لازم در کاور لتر یا به عنوان فایل‌های همراه ارائه شده‌اند. کاور لتر باید نشان دهد که نویسنده با الزامات ژورنال آشناست و آن‌ها را رعایت کرده است.

نمونه کاور لتر برای مقاله

ارائه یک نمونه کامل از کاور لتر می‌تواند به نویسندگان کمک کند تا ساختار و محتوای مورد نیاز را بهتر درک کنند. اگرچه هر کاور لتر باید متناسب با مقاله و ژورنال خاص خود نوشته شود اما یک الگوی کلی وجود دارد که می‌توان از آن پیروی کرد. در این بخش ساختار یک کاور لتر نمونه را تشریح می‌کنیم تا دیدگاهی عملی در مورد نحوه چیدمان اطلاعات به دست آورید. یک کاور لتر خوب معمولاً با بخش آدرس‌دهی در بالا سمت چپ یا راست صفحه آغاز می‌شود که شامل نام وابستگی سازمانی آدرس و اطلاعات تماس نویسنده مسئول و سپس تاریخ است. پس از آن اطلاعات گیرنده شامل عنوان و نام سردبیر (اگر مشخص باشد) نام کامل ژورنال و آدرس آن قرار می‌گیرد. با یک سلام رسمی به سردبیر محترم آغاز می‌شود و سپس در پاراگراف اول عنوان مقاله نام نویسندگان و اینکه مقاله برای بررسی در ژورنال مورد نظر ارسال شده است ذکر می‌گردد. پاراگراف یا پاراگراف‌های بعدی به بدنه اصلی اختصاص دارند که در آن به طور خلاصه به مسئله پژوهش روش‌شناسی (در صورت لزوم) مهم‌ترین یافته‌ها نوآوری و اهمیت پژوهش و دلیل تناسب آن با ژورنال پرداخته می‌شود. در بخش نتیجه‌گیری تأییدیه‌های لازم مانند اصالت مقاله و عدم ارسال همزمان به ژورنال دیگر ذکر شده و آمادگی برای پاسخگویی اعلام می‌شود. نامه با یک عبارت پایانی رسمی و نام کامل نویسنده مسئول به پایان می‌رسد. این ساختار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به صورت منطقی و خوانا ارائه دهید و مطمئن شوید که تمام بخش‌های ضروری در نامه گنجانده شده‌اند.

طول مناسب کاور لتر مقاله چقدر است؟

معمولاً یک صفحه کافی است. هدف اختصار وضوح و ارائه اطلاعات کلیدی بدون زیاده‌گویی است تا سردبیر به سرعت نکات اصلی را دریابد.

کاور لتر را باید به چه کسی آدرس داد؟

باید به سردبیر مسئول ژورنالی که مقاله را برای آن ارسال می‌کنید آدرس داده شود. یافتن نام و عنوان دقیق ایشان اهمیت بالایی دارد.

آیا همیشه به کاور لتر برای مقاله نیاز است؟

بله تقریباً تمام ژورنال‌های علمی برای سابمیت مقاله نیازمند کاور لتر هستند. این نامه بخشی استاندارد از فرآیند ارسال است.

فرمت فایل کاور لتر چگونه باشد؟

معمولاً به صورت فایل متنی (مانند Word یا PDF) همراه با فایل مقاله اصلی ارسال می‌شود. همیشه دستورالعمل‌های ژورنال مقصد را بررسی کنید.